О компании и задаче
Небольшая подрядная строительная компания, насчитывающая менее десяти сотрудников, сделала шаг к автоматизации процессов, выбрав облачную платформу Битрикс24 на профессиональном тарифе. Задача заключалась в упрощении учета доходов и расходов по сделкам, чтобы руководитель мог видеть полную картину без необходимости в ручных расчетах. Основные статьи затрат компании включают зарплаты, авансы, расходные материалы, топливо, доставку, накладные, оборудование, рекламу и пиломатериалы. Доходы фиксировались через график выставленных счетов.
Проблемы старого метода
В прошлом каждая сделка оформлялась по отдельности. Все расходы записывались вручную, а доходы фиксировались в разных таблицах. Это приводило к тому, что было сложно быстро определить, какая сделка прибыльна, а какая убыточна. Ручной учет затягивал время и способствовал возникновению путаницы:
- Отсутствие полного баланса по каждой сделке;
- Необходимость сверки данных по различным процессам;
- Постоянные ошибки и дублирование расходов.
Что было сделано
Для решения проблем были разработаны несколько смарт-процессов в Битрикс24:
Все процессы взаимосвязаны и функционируют автоматически: введенные данные моментально появляются в карточках сделок, исключая дублирование информации.
Преимущества для сотрудников и собственника
Теперь сотрудники вводят данные всего один раз в соответствующие смарт-процессы, а система автоматически рассчитывает доходы и расходы по каждой сделке. Для собственника это означает полную прозрачность в карточке сделки без необходимости ручных расчетов. Исключены ошибки и дубли, а контроль стал простым и предсказуемым.
Результаты
- Все расчеты по сделкам стали прозрачными;
- Дубли и ошибки исключены;
- Собственник видит полный баланс доходов и расходов;
- Автоматизация экономит время и снижает риск ошибок;
- Решения принимаются быстрее на основе актуальных данных.
